Anfragen bleiben liegen
E-Mails, Formulare und Telefonnotizen landen an mehreren Orten. Antworten dauern zu lange und potenzielle Kunden warten.
Für Messebauer, Eventdienstleister & lokale Dienstleister
Keine Anfrage mehr verlieren.Angebote schneller raus.Follow-ups automatisch erledigt.
Ein KI-gestütztes Anfrage-System, das Leads sammelt, priorisiert, Angebote vorbereitet und automatisch nachfasst - sicher und passend zu Ihren bestehenden Tools.
- DevSecOps-Engineer
- DSGVO-bewusst geplant
- Ohne Software-Zwang
- Persönlich umgesetzt - kein Agentur-Overhead
Typische Engpässe
Wenn Abläufe wachsen, wird manuelle Koordination teuer.
Die meisten Probleme entstehen nicht durch fehlenden Einsatz, sondern durch getrennte Ablageorte, unklare Zuständigkeiten und manuelle Erinnerungen.
Angebote dauern zu lange
Bis ein Angebot rausgeht, vergehen Tage. In der Zwischenzeit fragt der Interessent woanders an - und ist weg.
Nachverfolgung passiert manuell
Teams erinnern sich selbst an offene Angebote, Rückfragen und Fristen. Das funktioniert, bis der Alltag dazwischenkommt.
Die Lösung
Ein durchgängiger Ablauf - von der Anfrage bis zum Follow-up.
Aufgesetzt auf Ihre bestehenden Tools, nicht dagegen. Beispiel Messebau: Standgröße, Messeort, Termin und Budget landen heute verteilt in Mails und Notizen - hier laufen sie in einem Ablauf zusammen.
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1. Anfrage-Erfassung
Website, E-Mail, Formular und Telefon-Notiz landen in einem einheitlichen Eingang - nichts geht mehr unter.
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2. Lead-Qualifizierung
KI fasst jede Anfrage zusammen, sortiert nach Dringlichkeit und leitet sie an die richtige Person weiter.
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3. Angebots-Vorbereitung
Eckdaten und Vorlagen werden automatisch befüllt. Sie prüfen und geben frei, statt von vorne zu tippen.
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4. Automatisches Follow-up
Keine Antwort? Das System fasst eigenständig nach, bis die Anfrage abgeschlossen ist.
Passt dieser Ablauf zu Ihrem Alltag?Kostenlosen Prozess-Check anfragen
Beispielprozess
So wird aus einer Anfrage ein vorbereiteter Angebotsprozess
Die Demo zeigt beispielhaft, wie eingehende Kundenanfragen automatisch strukturiert, priorisiert und für Angebot & Follow-up vorbereitet werden.
Schritt 1 · Eingehende Anfrage
BetreffMessestand für Fachmesse in Düsseldorf
AbsenderSchneider Maschinenbau GmbH
Hallo, wir planen für die Fachmesse in Düsseldorf einen ca. 24 m² großen Messestand. Wichtig wären Rückwand, Theke, Stauraum, Beleuchtung und optional ein Bildschirm. Die Messe ist am 18.09., Aufbau wäre am 16.09. Können Sie uns kurzfristig ein Angebot schicken? Ansprechpartnerin ist Frau Keller, Tel. 0211 456789.
Schritt 2 · Automatisch strukturieren
- Firma
- Schneider Maschinenbau GmbH
- Branche
- Maschinenbau
- Anfrageart
- Messestand
- Ort
- Düsseldorf
- Fläche
- ca. 24 m²
- Termin
- 18.09.
- Aufbau
- 16.09.
- Gewünschte Elemente
- Rückwand, Theke, Stauraum, Beleuchtung, optional Bildschirm
Priorität Hoch4 fehlende Infos
Fehlende Infos
- Budget
- genaue Hallenposition
- CI-Vorgaben
- Lieferadresse
Empfohlene nächste Aktion Rückfrage + grobe Angebotserstellung vorbereiten
Auf „Automatisierung simulieren“ klicken — die Anfrage wird hier strukturiert.
Schritt 3 · Handlung vorbereiten
Antwortmail-Entwurf
Hallo Frau Keller,
vielen Dank für Ihre Anfrage zum Messestand in Düsseldorf. Die Eckdaten habe ich aufgenommen: ca. 24 m², Messe am 18.09., Aufbau am 16.09., inklusive Rückwand, Theke, Stauraum und Beleuchtung.
Damit wir Ihnen ein passendes Angebot vorbereiten können, bräuchten wir noch kurz:
- Gibt es bereits ein grobes Budget?
- Haben Sie CI-Vorgaben oder Skizzen?
- Ist ein Bildschirm fest gewünscht oder optional?
- Kennen Sie bereits Halle und Standnummer?
Viele Grüße
Angebots-Checkliste
- Standfläche & Aufbauplan prüfen (24 m²)
- Elemente kalkulieren: Rückwand, Theke, Stauraum, Beleuchtung
- Option Bildschirm separat ausweisen
- Aufbau-/Abbautermin mit Team abstimmen (16.09.)
Antwort-Entwurf, Checkliste und Follow-up erscheinen nach der Simulation.
Was im Alltag oft zwischen E-Mail, Telefonnotiz und Bauchgefühl hängen bleibt, landet hier strukturiert an einem Ort: Anfrage, fehlende Informationen, nächster Schritt und Follow-up.
- Schnellere Reaktion auf neue Anfragen
- Weniger vergessene Rückfragen und Nachfassaktionen
- Bessere Vorbereitung für Angebote und Kundengespräche
Im Check klären wir, ob sich so eine Automatisierung für Ihren Betrieb wirtschaftlich lohnt.Kostenlosen Prozess-Check anfragen
Warum mit mir
Spezialisiert auf Anfrage-Prozesse - umgesetzt von einem DevSecOps-Engineer.
Mein Hintergrund ist Sicherheit und Infrastruktur. Das heißt für Sie: keine Bastellösung, sondern Abläufe, die sauber, wartbar und DSGVO-bewusst aufgebaut sind - verständlich erklärt.
Technische Tiefe
Echte Engineering-Erfahrung mit APIs, Cloud und Infrastruktur - keine zusammengeklickte Tool-Kette, die beim ersten Sonderfall bricht.
Sichere Umsetzung
DevSecOps-Hintergrund: Zugriffe, Daten und Speicherorte werden von Anfang an sauber und DSGVO-bewusst geplant.
KI mit klarem Zweck
KI kommt nur dort zum Einsatz, wo sie messbar Arbeit abnimmt. Kritische Freigaben bleiben bei Ihnen.
Verständliche Kommunikation
Sie bekommen in klarer Sprache erklärt, was passiert und warum - ohne Fachjargon.
Was vor der Umsetzung geklärt wird
Welche Daten werden genutzt? Wer darf was sehen? Wo werden Fehler sichtbar? Was muss dokumentiert werden? Diese Fragen gehören an den Anfang, nicht ans Ende einer Automatisierung.
Stimmen aus der Zusammenarbeit (frühere Kolleginnen und Kollegen):
Pascal ging Herausforderungen stets lösungsorientiert an, blieb auch unter Druck gelassen und war immer hilfsbereit. Sein fundiertes Wissen und seine Ideen haben unser Team vorangebracht.
Ein äußerst fleißiger Kollege, der stets den klaren Überblick über das Projekt behielt. Freundlich, teamfähig, uneingeschränkt zu empfehlen.
Das Angebot
AI Automation Quickstart
Ein klar abgegrenzter erster Prozess ist meist in 2–4 Wochen live.
- 60–90 Minuten Prozessanalyse
- Ein automatisierter Kernprozess (z. B. Anfrage → Qualifizierung → Weiterleitung)
- KI-gestützte Lead-Zusammenfassung
- Automatische Benachrichtigung an die richtige Person
- Follow-up-Logik
- Dokumentation des Ablaufs
- Kurze Einweisung für Ihr Team
- 14 Tage technische Betreuung nach Go-Live
Setup ab 1.500 € Ich richte Ihre Automatisierung individuell für Ihren Betrieb ein – passend zu Ihren Prozessen, vorhandenen Tools und gewünschten Abläufen. Im kostenlosen Prozess-Check prüfen wir zuerst, ob sich die Umsetzung wirtschaftlich lohnt. Danach erhalten Sie ein transparentes Festpreis-Angebot. Monatliche Betreuung Nach der Einrichtung bleibt Ihre Automatisierung nicht sich selbst überlassen. Die monatliche Betreuung deckt den laufenden Betrieb, Monitoring, Support, kleinere Anpassungen sowie KI- und Tool-Kosten ab. So haben Sie ein stabiles System im Einsatz – und einen festen Ansprechpartner, wenn sich Prozesse ändern oder etwas angepasst werden muss. Kostenlosen Prozess-Check anfragen
Häufige Fragen vor dem ersten Gespräch
Brauchen wir dafür neue Software?
In der Regel nicht. Meist verbinde ich Ihre bestehenden Tools (E-Mail, CRM, Sheets, Slack/Notion). Neue Software nur, wenn sie echten Mehrwert bringt.
Wie schnell ist ein erster Prozess live?
Ein klar abgegrenzter Quickstart-Prozess ist meist in 2 bis 4 Wochen produktiv.
Ist KI zuverlässig genug?
KI übernimmt Vorsortierung und Entwürfe - kritische Freigaben bleiben bei Ihnen. So gewinnen Sie Tempo ohne Kontrollverlust.
Ist das nur für große Unternehmen relevant?
Nein. Gerade kleine und mittlere Unternehmen profitieren, wenn wiederkehrende Arbeit nicht dauerhaft an einzelne Personen gebunden ist.
Welche Kosten kommen auf uns zu?
Ein einmaliger Setup-Festpreis für die Umsetzung plus eine monatliche Betriebspauschale. Sie deckt Betrieb, Monitoring, Support, kleine Anpassungen sowie KI- und Tool-Kosten ab. Beide Beträge nennen wir transparent im Angebot - ohne versteckte Posten.
Müssen wir unsere bestehenden Programme ersetzen?
In der Regel nicht. Meist geht es zuerst darum, vorhandene Programme sinnvoll zu verbinden und klare Abläufe zu schaffen.
Wie wird mit sensiblen Daten umgegangen?
Datenschutz, Zugriffe und Speicherorte werden vor der Umsetzung besprochen. Ziel ist eine nachvollziehbare, DSGVO-bewusste Lösung.
Womit starten wir am besten?
Mit einem Ablauf, der häufig vorkommt, klar messbar ist und heute sichtbar Zeit oder Umsatz kostet.
Was passiert im ersten Gespräch?
Wir skizzieren einen konkreten Ablauf, klären beteiligte Programme und Daten, benennen Risiken und entscheiden, ob eine kleine erste Umsetzung sinnvoll ist.
Nächster Schritt
Lassen Sie uns 15 Minuten über Ihre Anfrage-Prozesse sprechen.
Im kostenlosen Prozess-Check schauen wir auf einen konkreten Ablauf und ob sich ein Pilotprojekt lohnt - ohne Verpflichtung. Hilfreich sind beteiligte Programme, ungefähres Anfragevolumen und wo heute Arbeit liegen bleibt.